O Office 365 na Promotoria de Justiça de Piracicaba

1. Equipes de Trabalho

Na Promotoria Criminal de Piracicaba, 2 promotores de justiça atuam numa mesma Vara Judicial. Cada um desses promotores possui uma equipe, composta de um Analista Jurídico, um Oficial de Promotoria e estagiários.

2. SharePoint

Os promotores de justiça que atuam perante a 1ª. Vara Criminal criaram sites de equipe no SharePoint, um para cada cargo.

No site do 11º PJ, por exemplo, foram definidas duas bibliotecas: produção (minutas de peças feitas pela equipe para correção) e peças em elaboração (documentos produzidos ao longo do tempo, dependentes de eventos futuros, como uma audiência em continuação).

Todos dos times têm acesso a ambos os sites.

O 11º PJ optou por manter essas bibliotecas sincronizadas com o notebook funcional. O 6º PJ as sincroniza no desktop.  

Os estagiários são orientados a preparar minutas de alegações finais para as audiências judiciais e colocá-las na biblioteca “produção” junto com os arquivos PDF dos respectivos processos eletrônicos.

Com a sincronização, tudo fica disponível, mesmo off-line, para edição, inclusive na sala de audiência.

3. OneDrive

As minutas do SharePoint são corrigidas pelo aplicativo ou navegador, até mesmo usando-se tablet ou celular. Tornando-se documentos definitivos, são exportados no formato PDF para a anexação aos processos. 

Os promotores, como responsáveis pela versão final do documento, podem mover os arquivos definitivos da biblioteca do SharePoint para a sua pasta do OneDrive, procedendo ao arquivamento.

Habilitando-se as opções de compartilhamento do OneDrive, as equipes continuam tendo acesso a esses documentos. Tudo é pesquisável. Não se permite por configuração que possam editá-los.

Como alternativa, é possível configurar uma biblioteca específica no SharePoint com permissões diferenciadas, que não permitam a edição do documento, para onde podem ser movidos os arquivos definitivos.

4. Arquivos da Secretaria (próximos passos)

A Secretaria da Promotoria conservará em seu próprio site do SharePoint cópias digitais dos documentos expedidos e recebidos, requisições de inquéritos policiais, entre outros. Os documentos em suporte de papel, pendrive ou outras mídias serão, em regra, descartados.

O Secretário Executivo e o Oficial de Promotoria-Chefe concederão acesso e permissões específicas aos demais integrantes da unidade interessados.

Quando a requisição de IP, necessariamente por e-mail (Aviso n. 266/2018 - PGJ, de 28/06/2018), importar na transmissão de arquivos “pesados”, serão gerados os links de compartilhamento no próprio ambiente do SharePoint, para que possam ser baixados no destinatário.

Serão gradativamente eliminados os documentos físicos relativos a Inquéritos Civis, Procedimentos Preparatórios de Inquérito Civil, Procedimentos de Apuração de Natureza Individual, Procedimentos Administrativos de Fiscalização, Procedimentos Administrativos de Acompanhamento e Procedimentos Investigatórios Criminais, nos termos do § 5º do art. 7º do Ato Normativo n. 428/2006 – PGJ/CGMP, de 20 de fevereiro de 2006.