O Office 365 na
Promotoria de Justiça de Piracicaba
1. Equipes de Trabalho
Na Promotoria Criminal de
Piracicaba, 2 promotores de justiça atuam numa mesma Vara Judicial. Cada um
desses promotores possui uma equipe, composta de um Analista Jurídico, um
Oficial de Promotoria e estagiários.
2. SharePoint
Os promotores de justiça que
atuam perante a 1ª. Vara Criminal criaram sites
de equipe no SharePoint, um para cada cargo.
No site do 11º PJ, por exemplo,
foram definidas duas bibliotecas: produção (minutas de peças feitas pela
equipe para correção) e peças em
elaboração (documentos produzidos ao longo do tempo, dependentes de eventos
futuros, como uma audiência em continuação).
Todos dos times têm acesso a
ambos os sites.
O 11º PJ optou por manter essas
bibliotecas sincronizadas com o
notebook funcional. O 6º PJ as sincroniza no desktop.
Os estagiários são orientados a
preparar minutas de alegações finais para as audiências judiciais e colocá-las
na biblioteca “produção” junto com os arquivos PDF dos respectivos processos
eletrônicos.
Com a sincronização, tudo fica
disponível, mesmo off-line, para
edição, inclusive na sala de audiência.
3. OneDrive
As minutas do SharePoint são
corrigidas pelo aplicativo ou navegador, até mesmo usando-se tablet ou celular. Tornando-se
documentos definitivos, são exportados no formato PDF para a anexação aos
processos.
Os promotores, como responsáveis
pela versão final do documento, podem mover os arquivos definitivos da
biblioteca do SharePoint para a sua pasta do OneDrive, procedendo ao arquivamento.
Habilitando-se as opções de
compartilhamento do OneDrive, as equipes continuam tendo acesso a esses
documentos. Tudo é pesquisável. Não se permite por configuração que possam
editá-los.
Como alternativa, é possível
configurar uma biblioteca específica no SharePoint com permissões
diferenciadas, que não permitam a edição do documento, para onde podem ser
movidos os arquivos definitivos.
4. Arquivos da Secretaria (próximos passos)
A Secretaria da Promotoria
conservará em seu próprio site do SharePoint cópias digitais dos documentos
expedidos e recebidos, requisições de inquéritos policiais, entre outros. Os
documentos em suporte de papel, pendrive ou outras mídias serão, em regra,
descartados.
O Secretário Executivo e o
Oficial de Promotoria-Chefe concederão acesso e permissões específicas aos
demais integrantes da unidade interessados.
Quando a requisição de IP,
necessariamente por e-mail (Aviso n. 266/2018 - PGJ, de 28/06/2018), importar
na transmissão de arquivos “pesados”, serão gerados os links de
compartilhamento no próprio ambiente do SharePoint, para que possam ser
baixados no destinatário.
Serão gradativamente eliminados
os documentos físicos relativos a Inquéritos Civis, Procedimentos Preparatórios
de Inquérito Civil, Procedimentos de Apuração de Natureza Individual,
Procedimentos Administrativos de Fiscalização, Procedimentos Administrativos de
Acompanhamento e Procedimentos Investigatórios Criminais, nos termos do § 5º do
art. 7º do Ato Normativo n. 428/2006 – PGJ/CGMP, de 20 de fevereiro de 2006.